Werkgroep Opleveren en Overdragen (O&O)

Aanleiding

Het opleveren en overdragen van projecten van beheerorganisatie naar projectorganisatie en vice versa is binnen Rijkswaterstaat een veelvoorkomende activiteit vanwege het grote aantal bouw-, onderhouds- en renovatieprojecten dat wordt uitgevoerd. De oplevering en overdracht (O&O) van deze projecten vond niet op uniforme wijze plaats over de diverse delen van de organisatie heen, wat zorgde voor veel frustratie, onbegrip en stress. Om de uniformiteit en eenvoud van het O&O-proces voor de gehele organisatie te vergroten was er behoefte aan een handreiking die de juiste inrichting van het O&O-proces beschrijft.

Onze rol

Aan deze behoefte is invulling gegeven door de werkgroep O&O, bestaande uit een vijftal Rijkswaterstaat-medewerkers onder leiding van Kees van Belzen (DON Bureau). Ook Mathijs Stratermans en Robert van Lakwijk maakten onderdeel uit van deze werkgroep. De werkgroep heeft allereerst in kaart gebracht welke stappen van belang zijn voor oplevering en overdracht. Hieruit is een longlist ontstaan van relevante stappen. In een aantal fases is deze lijst geëvolueerd tot een tijdlijn van 43 stappen die soms sequentieel en soms parallel aan elkaar worden uitgevoerd. Gezamenlijk zorgen deze 43 stappen voor een soepele en volledige oplevering en overdracht. Ieder van deze stappen is volgens een standaard format uitgeschreven in de handreiking.

Het resultaat

Het doel van de handreiking was het bieden van een duidelijke procesbeschrijving van de diverse belangrijke aspecten binnen oplevering en overdracht, met nadruk op de benodigde samenwerking tussen de betrokken partijen. Het formeel vastleggen van de handreiking binnen de organisatie heeft ervoor gezorgd dat er een vaste basis is om mee te werken bij iedere oplevering en overdracht. Door het opstellen van deze handreiking hebben de medewerkers van DON Bureau hun kennis over O&O verder uitgebreid en toegepast in een praktische situatie. Daarnaast hebben we een helder overzicht gecreëerd van de aspecten die van belang zijn voor oplevering en overdracht beschikbaar. De werkgroep heeft binnen deze opdracht de beschikbare kennis over dit onderwerp vastgelegd in een handreiking die door de gehele organisatie toegepast kan worden.