Gestructureerde klanteisen Hoog Water Beschermings Programma (HWBP)

Aanleiding

Het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) is een alliantie van de 21 waterschappen en Rijkswaterstaat gericht op het verbeteren van de waterveiligheid in Nederland. Binnen dit programma voeren de waterschappen zelfstandig projecten uit. Enkel de programmering, begroting en budgettering van de projecten worden op programmaniveau georganiseerd. De uitvoering van de HWBP-projecten wordt binnen Waterschap Limburg (WL) verdeeld over zes Integraal projectmanagement teams (IPM-teams). Deze IPM-teams werken nauw samen met de clusters binnen de organisatie van WL. Doordat ieder van deze teams op hun eigen manier dezelfde werkwijze toepast blijft het een uitdaging om uniformiteit te bewaren. Een van de activiteiten die bijdraagt aan het uniform uitvoeren van projecten is het opbouwen en hanteren van een gemeenschappelijke klanteisenbibliotheek.

Vanuit de lijnorganisatie zijn er interne klanteisen opgesteld die meegenomen worden in de HWBP-projecten. Op dit moment zijn de eisen in de klanteisenbibliotheek echter niet duidelijk gestructureerd. Daardoor is de herleidbaarheid van eisen onvoldoende. Hierdoor is het bij aanvang van het project een uitdaging om te bepalen welke eisen meegenomen dienen te worden. Ook zorgt dit voor onduidelijkheden tijdens de uitvoering en maakt dit het lastig om in de latere fasen terug te verwijzen naar de juiste eisen en de opvolging hiervan te verifiëren en valideren. Het doel van deze opdracht is het aanbrengen van structuur in de klanteisenbibliotheek.

Onze rol

Het structureren van de klanteisenbibliotheek is uitgevoerd in een aantal stappen:

• Opstellen van een fysieke decompositie;
• Koppelen van de klanteisen aan de decompositie;
• Inzichtelijk maken van leemtes in de bibliotheek;
• Vullen van leemtes in de bibliotheek;
• Waar nodig herformuleren van bestaande eisen.

Deze stappen zijn uitgevoerd door DON Bureau in nauwe samenwerking met een aantal betrokkenen vanuit Waterschap Limburg.

Het resultaat

Als eerste de hierboven genoemde fysieke decompositie opgesteld. Binnen het waterschap waren verschillende stukjes decompositie beschikbaar verspreid over de diverse assetmanagementplannen. Dit gaf echter geen complete decompositie die gebruikt kon worden om de klanteisenbibliotheek te structureren. Daarom is eerst gezorgd voor een volledige decompositie van de relevante assets.

Vervolgens is aan de hand van deze decompositie door de klanteisenbibliotheek gelopen om bij iedere eis aan te geven:

• Welke decompositieonderdelen op deze eis van toepassing zijn;
• Wat voor type eis het betreft (systeemeis of proceseis);
• Op welke thema’s deze eis van toepassing is (duurzaamheid, veiligheid, etc.).

Op deze manier is structuur aangebracht in de bibliotheek. Hierna zijn de aanvullende stappen uit de aanpak uitgevoerd om onduidelijke eisen te verhelderen en leemtes in de bibliotheek op te vullen.