Succesvol Opleveren en Overdragen

Aanleiding

Waterschap Limburg werkt aan veilige dijken, droge voeten, schoon water en voldoende water. Deze doelen worden gerealiseerd met een breed scala aan assets. Binnen de levensduur van deze assets, van aanleg tot het amoveren, staan beheer en projecten (realisatie en verbetering) centraal. Aan het einde van deze projecten worden de gerealiseerde en/of verbeterde assets opgeleverd door de aannemer en overgedragen aan de beheerorganisatie. Daarbij is van belang dat vooraf de juiste randvoorwaarden zijn geschetst.

Een aantal jaar geleden is het waterschap gestart met het project Succesvol Opleveren en Overdragen (SOO). Na een aantal minder succesvolle trajecten binnen dit project heeft WL aan DON Bureau gevraagd in de projectleiding van dit project. Het doel is om te komen tot een geïmplementeerd proces waarin de oplevering en overdracht van projecten naar beheer vlekkeloos verlopen.

Onze rol

DON Bureau heeft in 2024 het SOO-project begeleid. Dit hebben we gedaan door samen met het kernteam te werken aan een aantal inhoudelijke producten, en het werk van het kernteam af te stemmen met de stuurgroep.

Het plan van aanpak voor dit project bestond uit het inzichtelijk maken van de IST-situatie. Hierna hebben we de SOLL-situatie inzichtelijk gemaakt die weergeeft hoe de toekomst eruit zou moeten gaan zien. Vervolgens zouden we aan de hand van een MOSCOW-analyse de belangrijkste ontwikkelpunten inzichtelijk maken. In de realiteit hebben we tijdens het project bepaald om na het uitwerken van de SOLL aan de slag te gaan met drie concrete producten:

• Vastgestelde definities van Opleveren en Overdragen, en de scope hiervan.
• Een uitgewerkte Oplever- en Overdrachtsbibliotheek.
• Afspraken over het proces en de informatiebehoefte per cluster.

Het resultaat

Bovenstaande producten hebben we uitgewerkt in een kernteam bestaande uit medewerkers van de meeste clusters van WL en ook medewerkers uit de diverse projectentiteiten. Aan de hand van de opgestelde producten hebben we samen met het kernteam een aantal aandachtspunten vastgesteld voor de doorontwikkeling en implementatie van SOO. Deze aandachtspunten zijn gebundeld in een afsluitende memo die is opgeleverd aan de stuurgroep.

Het project is afgesloten met een evaluatie waarin de leer- en verbeterpunten zijn besproken. Ondanks dat SOO nog niet is geïmplementeerd is wel bij iedereen de noodzaak hiervoor helder en zijn de kaders geschetst. Aan de hand hiervan wordt de mogelijke verdere inzet van DON Bureau besproken.