Je doet het er niet even bij

Nieuwe-assetmanagement-niet-er-even-bij-720x540

Als gevolg van de lock-down waar we in zitten, komen er steeds meer webinars beschikbaar. Best een uitvinding. Het kost je niet een halve werkdag en je pikt toch wat inspiratie mee. Met het aantal webinars neemt ook het aantal uitnodigingen toe. Eentje trok afgelopen week de aandacht, die ging over het meetbaar maken van beleving van de openbare ruimte. In de vooraankondiging stond: “Sturen op beleving, doe je er niet even bij. Het vraagt echt om een andere houding en aanpak.” Deze woorden kwamen ons bekend voor. We komen ze in verschillende contexten tegen. Denk voor het beheer van de openbare ruimte bijvoorbeeld aan:

  • Het verbeteren van de datakwaliteit: dat is geen stopklusje voor erbij
  • Burgerparticipatie: dat vergt tijd en andere competenties
  • Integraal werken: daar hebben we extra coördinatoren voor nodig
  • Regievoeren: dat is een andere tak van sport
  • Omgaan met transitievraagstukken: niet iets voor de vrijdagmiddag
  • Projectevaluaties: zou veel kunnen opleveren, als we dat structureel zouden doen
  • Het sluiten van de Plan-Do-Check-Act-cirkel: daar zijn we niet goed in
  • Monitoren van social media: we worden wel gewaarschuwd, want daar hebben we geen tijd voor
  • Jij weet er zelf vast ook nog wel een.

Zoveel mooie adviezen over wat we allemaal moeten doen in het kader van assetmanagement, maar het komt er allemaal bíj. Een beheerder verzuchtte: “Mijn manager stuurt alleen op tijd, niet op kwaliteit. Hoe kunnen we dan ooit assetmanagement implementeren? En dan hebben we het nog niet gehad over de ‘waan van de dag’. Ik krijg allemaal vragen die niet bij mij thuis horen, maar waar wel onmiddellijk een antwoord op wordt verwacht. Wij houden zoveel ballen in de lucht, ik heb geen tijd voor al die extra dingen.”

Het genot van brandjes blussen

Voor al die werkzaamheden in de categorie ‘dat doe je er niet even bij’, zijn eigenlijk meer mensen nodig. Maar meer mensen, betekent ook nieuwe ideeën en nog meer ballen in de lucht, terwijl dat juist is wat we niet willen. Een projectleider vertelde ooit dat zijn project pas echt vleugels kreeg, nadat het team was uitgedund. Meer mensen, meer overleg, meer ideeën, minder voortgang. Aan de andere kant hebben we te weinig tijd, omdat we elke dag brandjes aan het blussen zijn. Een fenomeen dat versterkt wordt door het Agile Werken. Brandjes blussen hoort thuis in ons primaire brein. Dat deel van de hersenen dat meteen reageert en een oplossing zoekt, in plaats van even rust te nemen en na te denken. Het gemene van deze auto pilot is dat je een shot gelukshormonen krijgt toegediend, als het probleem is opgelost. Je wordt ervoor beloond. Daarom is brandjes blussen zo leuk en blijven we het ook doen.

Heb je wel eens gehoord van ‘speed begets speed’? In het Nederlands betekent dat ‘snelheid brengt snelheid voort’. Hoe sneller je een antwoord geeft, hoe meer mensen verwachten dat je het de volgende keer nog sneller doet. Heel veel beheerorganisaties hebben de wens om met één druk op de knop inzicht te krijgen in hun areaal. Wat hebben we allemaal, hoe ligt het erbij, waar zijn we bezig met activiteiten, hoe dragen we bij aan de doelstellingen, hoeveel kost het allemaal, wat ligt er in het verschiet? Misschien is het wel ons geluk dat de data niet goed op orde is en dat we niet snel antwoord kunnen geven. Want die druk op de knop leidt tot een onvermijdelijke vervolgvraag, waar we dan nog sneller antwoord op moeten geven. Het mooie van het feit dat we die knop niet hebben, is dat je met mensen gaat overleggen en onverwachte zaken tegenkomt. Maar ook dat je de tijd neemt (zij het node) om de gegevens en conclusies op een rij te zetten. Dé manier om minder brandjes te blussen, is door het bewust wat af te remmen.

Afremmen door het klein te maken

De woorden ‘Het is niet even voor iets erbij’ suggereren daarnaast een gedegen en volledige aanpak. Een grootste aanpak. Misschien is het tijd om de zaken om te draaien: Maak elke vraag en actie juist klein en concreet, dan kan het er misschien wel even bij:

  • Als de data op orde moet zijn: over welke data praten we dan precies en waar wordt het voor gebruikt?
  • Als participatie gewenst is: voor welke beheeractiviteiten precies? En in welke vorm dan?
  • Als integraal werken gewenst is: voor welke onderhoudsactiviteiten is dat dan waardevol?
  • Als we als organisatie moeten leren: zeg dan dat je bedoelt dat de positieve resultaten van een pilot in een vervolgtraject worden meegenomen.
  • Als de medewerkers niet competent zijn: faciliteer ze dan in netwerkgelegenheden.
  • Als je de PDCA-cirkel wilt sluiten: wat is dan belangrijk om te monitoren en op bij te sturen?
  • Als we willen sturen op beleving: op welke twee aspecten gaan we dan echt sturen?

En start altijd met de vraag: is er eigenlijk sprake van een probleem? Gebruik het rationele brein om een vraag af te pellen (de vraag achter de vraag) en mee te denken. Ook daar krijg je een shot gelukshormonen van, helemaal als een grote vraag eigenlijk iets kleins blijkt te zijn.


Wil je meer weten over de andere HNAM blogs? Lees deze hier.