Een goede beheerder is goud waard

Nieuwe-assetmanagement-beheerder-is-goud-waard-720x480

Tijdens mijn studie civiele techniek heb ik van alles geleerd over druk- en trekkrachten, uitzettingscoëfficiënten, veiligheidsfactoren, turbulente stromen, flocculatie en het berekenen van boogstralen, maar niets over hoeveel iets kost. Soms zaten we bij een voordracht van een promovendus. Eén daarvan is me bijgebleven. De jongeman had zich vier jaar bezig gehouden met bakstenen. Na een prachtig verhaal stelde de aannemer in de zaal de vraag: ‘Heb je ook naar de kosten gekeken?’ Het antwoord was ‘Nee’ waarop de aannemer uitlegde dat het een prachtig idee was, maar zo snel bekeken financieel niet haalbaar. Die les is me altijd bijgebleven, want bij alle ontwerpen die we tijdens de studie maakten werden de kosten alleen als kwalitatief afwegingscriterium meegenomen: het ene ontwerp was duurder dan de ander, maar we wisten niet met hoeveel.

Hoe kom je aan de begrotingscijfers?

Ik moest hieraan denken toen ik afgelopen week bij verschillende organisaties tegen eenzelfde fenomeen ben aangelopen: beheerders die niet weten hoeveel het beheer van hun assets kost. Dit wordt door het lijnmanagement vertaald met ‘We moeten het areaal op orde brengen’. Dat blijkt dus over het digitale areaal te gaan, of te wel de beheergegevens. Enigszins naïef denk ik nog dat het gaat om achterstallige mutaties, maar als ik aan een beheerder vraag naar de onderbouwing van de begrotingscijfers vertelt die me zonder met zijn ogen te knipperen dat het beheerpakket al vijf jaar niet meer functioneert. ‘Het komt er maar niet van om dit in de organisatie te regelen. Maar dat is niet erg, want we gebruiken het toch niet’. ‘Oké, maar hoe onderbouw je dan de begroting? Je moet toch iets aan gegevens hebben?’ ‘Ja, ik heb een bestandje met assets, jaar van aanleg en materiaaltype’. ‘Oké, als je daar eens een onderhoudscyclus opzet met eenheidsprijzen, waar kom je dan op uit?’ ‘Oei, dat is wel veel werk om te doen en ik heb geen eenheidsprijzen.’ ‘Hoe kom je dan nu aan de begrotingscijfers?’ ‘Dat zijn gewoon dezelfde bedragen als vorig jaar’.

Wie gaat er over het geld?

We kunnen dit areaal op orde brengen noemen, we kunnen zeggen dat we de processen op orde moeten brengen in de organisatie, we kunnen pleiten voor een soort van planning & control-cyclus voor beheerders dat jaarlijks terugkomt, we kunnen uitleggen tot we een ons wegen dat dit de bestaansreden is van beheerpakketten, het heikele punt is dat niet alle beheerders affiniteit hebben met geld. In sommige organisaties wordt het ook niet echt gestimuleerd. Daar geeft de beheerder alleen aan waar onderhoud nodig is, stuurt de lijst aan een andere afdeling die gaat programmeren en tegelijkertijd opdrachtgever is. Het is deze afdeling die de facturen ontvangt en betaalt en de beheerder merkt ergens aan het eind van het jaar of het budget voldoende was of niet. Slecht één keer in de vier jaar wordt een doorkijk van de beheerkosten gevraagd. Dat is te weinig om het spel van de euro’s in de vingers te krijgen.

Zeggen waar het op staat

Intussen zijn we in Nederland druk aan de slag met assetmanagement, wat door veel mensen omschreven wordt als ‘Het vinden van de balans tussen prestaties, risico’s en kosten. Als het gaat om prestaties, dan weten we daar alles van. Als het gaat om risico’s: die willen we generaliserend gezegd, niet lopen. We grijpen in voordat er een echt risico ontstaat, met uitzondering van grootschalige vervangingen. Deze kunnen soms zoveel kosten dat ze vooruit worden geschoven. Maar als het om de kosten gaat, dan zijn er dus beheerders die daar geen enkele feeling mee hebben. Hoeveel is ons verhaal over de balans tussen prestaties, kosten en risico’s dan nog waard? Er wordt alleen op prestaties gestuurd. We kunnen dat verpakken in piekfijn assetmanagementjargon, maar soms is het beter om gewoon te zeggen waar het op staat: Het is tijd dat de beheerders beter met geld om leren gaan. We moeten in staat zijn om te zien wanneer de factuur van de aannemer te hoog of te laag is en hem daarop aanspreken. We moeten in staat zijn om een begroting neer te leggen die hout snijdt. En we moeten in staat zijn om ons hard te maken voor noodzakelijke beheeractiviteiten, omdat we weten wat de vervolgkosten zijn als we dat niet doen.

Een goede beheerder is goud waard

Zo was er een lijnmanager die vond dat dat de inspectiekosten voor groot onderhoud van de kunstwerken veel te hoog was. Het werd op zijn aanwijzen geschrapt. Nu loopt de organisatie tegen hoge kosten aan omdat de ankers bij een beweegbare brug zijn losgekomen. Precies voor deze situaties kennen we risicogestuurd beheer waarin een beheerder weet wat de risicovolle onderdelen zijn en er met uitgekiende inspecties en onderhoud voor zorgt dat de vervolgschade klein blijft. Alles draait om een gedegen kennis van kosten. Wat kost het beheer, wat kosten de maatregelen, hoeveel voor een alternatief, hoe hoog is de mogelijke vervolgschade en heel belangrijk, als we over de levensduur van de asset kijken, hoeveel geld zijn we dan kwijt? Alleen met deze kennis en actuele kennis van je areaal kun je als assetmanager ook een serieuze rol spelen in de ontwerpfase. Er zijn beheerders die dit kunnen. Deze mensen zijn niet alleen figuurlijk, maar ook letterlijk goud waard. En de rest van de beheerders? Daarvoor is het tijd om terug te gaan naar de schoolbanken, maar dan ééntje die zich enkel en alleen richt op het opbouwen van kostenervaring. Die het heeft over vuistregels, waarin je krijgt uitgelegd hoe je kosteneenheden opbouwt en actueel houdt, of je wel of geen VAT-kosten en BTW moet meenemen, hoe je rekent met kapitaallasten, hoe je levensduurkosten berekent, hoe je nacalculaties verricht, dat beheerpakketten meer kunnen dan alleen informatie ophoesten en wanneer je externe expertise in moet huren. Voor de opleiders onder ons: aan de slag. Voor de lijnmanagers: stuur erop dat alle beheerders kostenkundig zijn. Voor de adviseurs onder ons: begeleid de beheerders bij het innemen van een volwaardige plek in de organisatie. En voor de gouden beheerders onder ons: Help!