Beheren is niet S . . .

Nieuwe-assetmanagement-beheren-is-niet-sexy-720x480

Wat zou jij invullen op de puntjes? Beheren is niet slim, beheren is niet stom, beheren is niet stoer, beheren is niet … ? Of was je eerste reactie: beheren is niet sexy? Half Nederland denkt zo, dus daar is niets vreemds aan. Hoe vaak horen we niet: ‘We leggen het af tegen de ontwerpers, want beheren is niet sexy’? Iets te vaak.

Machtsrelaties

Overal waar wordt samengewerkt, is sprake van wederzijdse afhankelijkheid. Beheerders zijn afhankelijk van de ontwerpers, ontwerpers zijn afhankelijk van de beheerders. En zeg je wederzijdse afhankelijkheid, dan is er sprake van een machtsrelatie. Zo ben jij afhankelijk van je baas, omdat hij je salaris betaalt. En hij is afhankelijk van jou, omdat jij het werk doet. Dat is iets anders dan in één richting afhankelijkheid zijn. Jij kunt bijvoorbeeld afhankelijk zijn van medicatie, maar de medicatie is niet afhankelijk van jou. Ga voor jezelf maar eens na met wie je een wederzijdse afhankelijkheid hebt en hoe macht daarbij aanwezig. Dit kan op je werk zijn, maar ook thuis, of op het tennisveld. Als je kinderen hebt, is er een machtsrelatie tussen jou en je kind. En vind je dat er in jouw relatie met je partner geen sprake is van macht, dan ben je wellicht de gelukkige die een machtsevenwicht heeft. Maar zodra de één meer overwicht heeft dan de ander, ook al is het maar voor even, dan is er sprake van een machtsverschil. Dat kan heel grofstoffelijk zijn: de één bepaalt de beheermaatregelen en de ander beheert het geld. Het kan ook heel subtiel zijn: je krijgt expres de uitnodiging voor de vergadering te laat. Er zijn vele manieren waarop macht wordt bedreven en ééntje daarvan kennen we als labelen.

Boekhouders en punaisepoetsers

Zo heeft een telecombedrijf een frontoffice dat bestaat uit snelle, gelikte verkopers voor wie het sluiten van nieuwe deals het toppunt van scoren is. Aan de andere kant is er de backoffice waar de mensen alle deals keurig vastleggen en verwerken. De commerciële mensen hebben een broertje dood aan deze formaliteiten en stellen elke vorm van administratie tot het laatste moment uit. Dit uiteraard tot grote frustratie van de collega’s uit de backoffice, die de informatie nodig hebben om de logistieke afdeling aan te sturen. Bovendien is de informatie die ze krijgen aangeleverd vaak nog onvolledig ook. Bij het koffiezetapparaat worden de administratiemedewerkers op de korrel genomen door de commerciëlen. Ze praten over boekhouders en punaisepoetsers die niet snappen wat het is om commercieel bezig te zijn. Wat ze eigenlijk zeggen is dat die backofficemedewerkers geen commercieel hart hebben. Door deze labels worden de backofficemensen in de hoek gezet. Het duurt niet lang voordat ze zich ermee gaan identificeren. Er is een scheve machtsverhouding ontstaan. Omdat niemand in de organisatie corrigeert, nemen andere mensen uit het bedrijf de labels over, waardoor de backofficemensen zich nog minder beginnen te voelen. Zo ontstaat de situatie dat de backofficemensen zich moeten verdedigen tegenover hun commerciële collega’s. Komt dit beeld je bekend voor?

De minder machtige beheerder

De minder machtige beheerder

Zijn de beheerder niet de opruimers en de poetsers van de organisatie? Kunnen beheerders niet strategisch denken? En zijn beheerders bovendien niet über conservatief? Oh ja, dat is waar ook. Dat is toch de taak van beheerders: conserveren? Vervolgens houden we dit beeld zelf in stand door te zeggen dat ons vak niet sexy genoeg is om een verschil te maken. Waarop de concerndirecteur van Almere zegt: ‘Hou daar toch mee op, beheren is wel sexy’. Goed advies trouwens om ermee op te houden, want zowel het gebruik van ‘niet’, als ‘wel’ bevestigt het beeld van de minder machtige beheerder. Hoe anders dan een advertentie van een groot adviesbureau in Nederland waarop een afdelingshoofd stralend de camera in kijkt met naast hem de volgende tekst in beeld: ‘Ontwerpen: dat is pas sexy werk!’ Kijk, dat straalt kracht uit.

Enkele jaren geleden was er een online uitwisseling van stellingen en vanuit de stedenbouwkundige hoek werd het volgende gezegd: ‘De stedelijke opgave is enorm. Maar om de verantwoordelijkheid bij beheerders leggen, is niet eerlijk. Het is domweg niet hun rol. Ze zijn beheerder. En dus niet sexy. Trouwens, waarom moet dat ook? Waarom moeten beheerders sexy zijn en uit hun schulp kruipen? Wat is er mis met ingetogenheid? Beheerders zijn niet sexy, dan waren ze wel ontwerper geworden. Of bestuurder’. Een beter voorbeeld van het in de hoek drukken van beheerders kun je niet vinden.

Aanpassingskosten

Dus, hoe zit dat met dat machtsverhaal? Overal waar sprake is van een wederzijdse afhankelijkheid, is een machtsrelatie. We staan samen voor dezelfde taak, in ons geval het goed laten functioneren van de openbare ruimte. Maar als ieder ons zijn eigen ding blijft doen en niet kiest voor samenwerken, dan bereiken we minder dan wanneer we wel samenwerken. Stel je die samenwerking voor als een horizontale lijn. Aan beide uiteinden staan de twee partijen die van elkaar afhankelijk zijn en ergens op die lijn ligt het beste resultaat. Om dat te bereiken moeten beide partijen naar elkaar toe schuiven. De partij die de grootste afstand moet overbruggen, heeft de hoogste aanpassingskosten. Elke partij probeert de aanpassingskosten voor zichzelf te minimaliseren. De machtigste partij heeft daarvoor de beste papieren. Als de machtige partij ervoor kiest om niet goed samen te werken, kan de minder machtige partij daarna de rotzooi opruimen. Bekende machtsfactoren in ons werkveld zijn tijd, geld en kennis. Een ontwerpende partij die al deze drie machtsfactoren in handen heeft, hoeft zich nergens iets van aan te trekken. Dat heeft tot gevolg dat de beheerder de klachten en extra beheerkosten mag opvangen na oplevering van de constructie. Om deze situatie te veranderen zijn er twee dingen nodig: meer macht en macht dat evenwichtiger verdeeld is over de verschillende partijen. Als de beheerder opdrachtgever is van een nieuw werk (machtsfactor geld) gecombineerd met een verplichte fiat voordat tot uitvoering wordt overgaan (vergroten van de macht), dan verschuift de machtsrelatie tussen beide partijen.

Vergroten en herverdelen van macht

Vergroten en herverdelen van macht

Voor een deel is het vergroten en herverdelen van macht een organisatorische aangelegenheid. Voor een ander deel kunnen we als beheerders daar zelf ook invloed op uitoefenen. Dat zit vooral in de machtsfactoren tijd en kennis. Wanneer we als een kip zonder kop de organisatie blijven doorrennen onder het mom van de ‘waan van de dag’, dan staan we al 2-0 achter. Tijd dus om bewust mensen vrij te maken die de waan van de dag achter zich mogen laten om zich te richten op het strategische speelveld. Daarnaast is en blijft kennis macht. De stelling dat we in informatietijdperk leven, waardoor kennis geen machtsfactor meer is, is niet waar. Ten eerste is informatie niet hetzelfde als kennis. Kennis doe je op door ervaring en daar kan geen informatiesysteem tegenop. Ten tweede is er zoveel informatie dat we afhankelijk zijn van mensen die zich gespecialiseerd in het duiden van die informatie. Daarmee is kennis macht. En wie zijn nou bij uitstek de mensen die veel kennis kunnen hebben van het areaal van de openbare ruimte? Juist ja, beheerders. Met behulp van een gedegen kennis over wat er is en wat er gaat komen in de openbare ruimte, verschuif je de machtsrelatie.

Rest ons nog maar één ding extra om te doen: nieuwe labels te maken: ‘Beheren: dat is pas machtig werk!’.