Door: Koen van Es

Het geheim van de lerende organisatie

Monitoren en evalueren als structureel onderdeel van beheer

Help! “De scope van het project wordt tussentijds aangepast, we redden de deadline niet wegens een te krappe inschatting, het tekeningenpakket is niet volgens wens aangeleverd door een verkeerde uitvraag.” Dit zijn voorbeelden uit de dagelijkse praktijk die bij opdrachtgevers voorkomen. Natuurlijk proberen we met zijn allen zoveel mogelijk te doen om vooraf dergelijke risico’s te identificeren en te voorkomen. Toch komen deze voorbeelden in de praktijk nog voor. Is dat erg? Nee! Tenzij… er niet tijdig wordt bijgestuurd en er niet van de fouten wordt geleerd. Klinkt simpel, maar dat is het vaak niet. De nieuwe Beheersystematiek Openbare Ruimte (BS-OR )geeft handvatten om te leren.

Iedereen kent ondertussen de PDCA-cyclus (toch? Plan-do-check-act) maar hoe kunnen we dat praktisch toepassen? In de Beheersystematiek Openbare Ruimte heet het checken “Monitoren en analyseren” en het acten “Evalueren en bijsturen”. Het is een integraal onderdeel geworden van het gehele beheerproces. Er wordt gecheckt en ge-act van input tot impact. Op tijd monitoren betekent ook op tijd kunnen bijsturen. Zeker als je gebruik maakt van goed gekozen prestatie-indicatoren.

Monitoren en evalueren leveren waardevolle informatie op en bieden input voor het vervolg, zowel op projectniveau als op strategisch niveau. Een mooi voorbeeld dat ik laatst tegenkwam was organisatie X die drie jaar lang wijzigingen in de openbare ruimte uitvoerde, waarvan een deel marginaal bijdroeg aan de doelen van de organisatie. Op basis van meerdere evaluaties hebben we knelpunten geïdentificeerd en is een nieuw afwegingskader vanuit Strategie en Beleid meegegeven in de huidige programmering. Wanneer dit tussentijds had plaatsgevonden waren de knelpunten eerder aan het licht gekomen, werd er zorgvuldiger met het budget omgegaan en konden we gezamenlijk de leercurve van de organisatie eerder vergroten! Het is dus waardevol om de check en act een vast onderdeel te laten zijn van de dagelijkse praktijk.

Benieuwd hoe jouw organisatie de leercurve kan vergroten? Neem dan contact op met mij of bekijk de BS-OR.

Meer informatie

Meer lezen over de Beheersystematiek Openbare Ruimte? Kijk dan hier.

Wil je graag een introductie van de Beheersystematiek Openbare Ruimte in jouw organisatie? Klik hier voor de mogelijkheden.

Wil je de interactieve plaat voor jezelf zien? Klik dan hier.