Weerstand door processen en instrumenten

‘Tja, weet je wat het is met dat adviesbureau? Die adviseren alleen maar over processen, werken dat uit op het papier en dan verdwijnt het in de la. En als er iets weerstand oproept op de werkvloer, dan zijn dat instrumenten en processen. Maar ja, ons management is helemaal procesgeoriënteerd. Ze hebben zelf geen verstand van de inhoud en sturen alleen op processen. Dus als een adviesbureau processen aanbiedt, zijn zij meteen de winnaar. Maar daar we hebben niets aan. Ik heb het er helemaal mee gehad.’ Aldus een medewerker van een gemeente.

Praten over elkaar

Wat dan wel? Want er zijn aandachtspunten genoeg bij de beheerclub. Zo heeft iedere vakdiscipline een eigen kamer waarvan de deur netjes dichtgehouden wordt. De ene vakgroep praat niet met de andere vakgroep. Intussen wordt wel gepraat óver de afdeling ontwikkeling. ‘Die hebben echt geen idee wat het effect is van hun ontwerpbeslissingen voor beheer.’ ‘Heb je eigenlijk al een keer gesproken met mensen van ontwikkeling?’ ‘Nee, geen idee bij wie ik moet zijn.’ Gekscherend wordt opgemerkt dat de contacten met de aannemers wel goed zijn. Maar dat is geen wonder, want de aannemer meldt zich wel. Daar hoef je als beheerder geen initiatief voor te nemen.

‘Weet je’, zegt de medewerker, ‘we hebben drie afdelingen die zich bezig houden met onze tunnels. Er is alleen geen wij-gevoel. We staan niet samen voor dezelfde klus. Hetzelfde geldt voor de openbare ruimte. Iedereen doet z’n ding, maar we staan niet samen voor de openbare ruimte. Het zou helpen als we één pot geld hadden. Nu verdedigt iedere vakgroep zijn eigen budget.’

Mensbegeleiding

Wat heeft deze organisatie nodig? Een stukje mensbegeleiding (nee, geen procesbegeleiding). Mensen moet letterlijk leren om met elkaar in contact te komen. Dat kun je faciliteren. Breng de mensen bij elkaar. Als ze elkaar een keer gezien en gesproken hebben, pakken ze veel makkelijker de telefoon op. Het is net zoiets als netwerken. Als je elkaar de eerste keer ontmoet, doe je nog geen zaken. Maar je hebt elkaar gezien en dan is een berichtje zo verstuurd. Leer de mensen dat als je iets geeft, je meestal ook iets terugkrijgt. De medewerker vertelde: ‘Onze beheerders presenteren hun beslissing als een voldongen feit. Zo gaat het gebeuren en niet anders. Dan hoef je ook niet te verwachten dat iemand anders nog een keer bij je aanklopt.’ Hier kan geen procesbeschrijving tegenop.

Wat nog meer kan helpen? Een manager met verstand van de inhoud. Niet om zich met de details te bemoeien, maar zodat ze precies weet waar ze op moet sturen. En een beetje minderen met de procesadviezen. Ga doen.