Hoe dichter bij elkaar, hoe meer we communiceren

In het Nieuwe Assetmanagement pleiten we er vooral voor om dicht bij elkaar in de buurt te zitten en voldoende koffie samen te drinken. Er is een wetenschappelijke onderbouwing voor dit pleidooi: The Allen Curve.

In de hoogtijdagen van de koude oorlog waren de Amerikanen en de Russen hard bezig om meer en betere wapens en satellietsystemen te maken. Ontelbare uren werd er gewerkt aan producten die nog nooit eerder waren gemaakt. Dit gebeurde in verschillende teams. En zoals we wel vaker zien in organisaties, waren er teams die continu goed presteerden en teams die een wisselender resultaat hadden. De Amerikaanse overheid vroeg zich hoe het kwam dat het ene team beter was dan een ander team. Ze stelden die vraag aan Thomas Allen, die in die tijd professor was aan het MIT (Massachusetts Institute of Technology, de plek voor slimme ingenieurs).

Communicatie is succesfactor

Allen begon met het identificeren van tweelingprojecten, twee soortgelijke projecten die door verschillende organisaties werden uitgevoerd. Dat was nodig, zodat hij de resultaten met elkaar kon vergelijken om te beoordelen welk team beter presteerde. Hij maakte vervolgens een lijst van mogelijke succesfactoren in de teams. Als vrij snel ontdekte Allen dat in de beste teams teamleden zaten, die uitstekend konden communiceren. Toen wilde hij weten hoe het kwam dat deze mensen beter konden communiceren. Hadden ze misschien dezelfde opleiding gehad, hadden ze meer ervaring, waren het betere leiders, waren ze slimmer (hoger IQ), of kenden ze elkaar? Allen onderzocht al deze factoren en geen enkele kon verklaren waarom er zo’n groot verschil was in de kwaliteit van communiceren.

Het is de werkplek, stupid

Toen ontdekte hij iets unieks aan de teams, namelijk hun werkplek. In het begin dacht Allen dat nabijheid van de teamleden geen invloed had op het succes van hun werk. Maar toen hij verder keek, zag hij dat de best presterende teams uit teamleden bestaat die heel dicht bij elkaar werken. ‘Dat je elkaar elke dag in een informele setting kunt zien, is veel belangrijker dan je denkt’, zei Allen.

Na zijn ontdekking onderzocht Allen de communicatiefrequenties in de verschillende teams. Daar kwam iets zeer interessants uit naar voren. Hoe verder de teamleden van elkaar zaten, hoe minder er gecommuniceerd werd. In de woorden van Allen: ‘Het is een serieuze factor. Als je binnen een team op verschillende verdiepingen werkt, dan kun je net zo goed in het buitenland zitten.’

Allen maakte een grafiek waarin hij de interactie tegen de afstand uitzette en de vorm was een steile heuvel. Als mensen dicht bij elkaar zitten, is de communicatie intensief en zodra er een paar tafels tussen zitten, daalt de interactiegraad. Deze grafiek staat bekend als de Allen Curve.

Emailen en appen

Met alle moderne communicatiemiddelen die we nu hebben, zou je denken dat de Allen Curve van eind 1970 niet meer van toepassing is. Daar is uiteraard ook onderzoek naar gedaan en het slechte nieuws is dat de Allen Curve nog steeds geldt. Een studie laat zien dat teamleden die op dezelfde locatie zitten, elkaar vier keer meer emailen dan wanneer ze van elkaar gescheiden zitten. Het resultaat was dat ze 38% eerder klaar waren dan het andere team.

Vandaar ons pleidooi: Zorg dat teamleden bij elkaar zitten. Niet alleen op dezelfde vloer, maar dicht bijeen. Zonder muren ertussen. Dit geldt trouwens ook voor managementteams. Ga één dag in de week bij elkaar zitten. Niet om te vergaderen, maar gewoon om je werk te doen. Je zult verrast zijn door het effect.