Gaan we het onderhoud uitbesteden of niet?

Het was een bijeenkomst waarbij iedereen aanwezig moest zijn. De directeur ging vertellen wat de koers van de beheerorganisatie ging worden.

Directeur: Beste mensen, over twee jaar gaan we al het onderhoud aan onze infrastructuur op de markt zetten. [pauze] En het is aan jullie de taak om daar de voorbereidingen voor te treffen.

Groep: WAT!?!? Dat kan helemaal niet. Welke %$#&! heeft dat nou weer bedacht? En waar is het goed voor? Het gaat toch allemaal prima zo? Moeten er soms weer mensen ontslagen worden?

De directeur gunt de groep de tijd om de stoom af te blazen. Als het wat rustiger is geworden, gaat hij het gesprek met de aanwezigen aan.

Directeur: Beste mensen, ik wil graag van jullie horen waarom jullie denken dat het niet mogelijk om het onderhoud en misschien zelfs wel het hele beheer op de markt te zetten?

Professional A: Nou simpel, zo’n aannemer heeft gewoon niet de kennis van het areaal zoals wij dat hebben.

Directeur: En waar kan ik die kennis vinden?

Prof A: Die zit in de hoofden van onze collega’s.

Directeur: OK

Prof B: Vergeet niet dat het veel tijd kost om alle eisen in kaart te brengen en op te schrijven. Die tijd hebben we niet.

Directeur: Hoe weet je dan nu hoe je welke asset wanneer moet onderhouden?

Prof B: Dat is de vakkennis van de onze collega’s.

Directeur: OK

Prof C: We weten niet eens precies hoeveel assets we hebben. Dat is het gevolg van al dat gedoe dat we nu al jaren hebben met dat beheersysteem. Als we gaan aanbesteden, kunnen we meteen meerwerk van de opdrachtnemer verwachten, omdat ze meer assets vinden dan dat wij hebben aangegeven.

Directeur: Hoe zorgen we er dan nu voor dat we alle assets goed verzorgen en niets vergeten?

Prof C: Als we er nog een paar tegenkomen, dan nemen we die gewoon mee in de werkzaamheden.

Directeur: En heb je daar dan geld genoeg voor?

Prof C: Ja, dat past wel en anders schuiven we met wat potjes.

Directeur: OK

Prof D: Als we het werk op de markt zetten dan voert de opdrachtnemer alleen maar het werk uit dat hem is opgedragen. Maar wat nu als er een plotselinge investering nodig is?

Directeur: En hoe gaat dat nu dan?

Prof D: Nu gaan we naar onze bestuurders om extra geld te vragen als dat nodig is. Maar als we gaan uitbesteden verwacht de politiek van ons dat we precies kunnen aangeven wat er nodig is. Nou dat kan gewoon niet.

Directeur: OK

Prof C: Ik wil daaraan toevoegen dat om zo’n onderhoudscontract te begeleiden onze beheerders andere competenties nodig hebben. Hoe moeten we dat voor elkaar krijgen?

Directeur: Dus je zegt eigenlijk dat onze collega’s niet in staat zijn om iets nieuws te leren?

Prof C: Weet je, je moet de werkwijze van jaren zien te vervangen door iets anders. Alsof je een nieuw weggetje gaat aanleggen en tegelijkertijd verbiedt dat er nog over de snelweg gereden mag worden. Dat gaat niet lukken in twee jaar.

Directeur: OK

Prof B: Ja, en als er nu iets mis gaat dan zijn wij met z’n allen in staat om dat recht te trekken, zonder dat de rest van de organisatie en de politiek daar iets van merkt. Wij zijn de stille krachten van deze organisatie. Maar als we gaan uitbesteden dan komt alles zichtbaar op tafel te liggen.

Directeur: Dus eigenlijk zeg je dat we maatschappelijk geld gebruiken om zaken die niet goed gaan in de voorbereiding, af te dekken.

Prof B: Uhhh, nou ja, je weet wel …

Directeur: OK

Prof A: We hebben een verouderd areaal. Er komen grote opgaven aan, zoals vervangingen. Zo’n derde partij kan dat niet in goede banen leiden.

Directeur: Kun je me laten zien wat er voor de aankomende tien jaar in de pijplijn zit?

Prof A: Nee, dat is het hem juist. Zo ver kunnen we helemaal niet vooruit kijken. Maar we hebben wel een aardig beeld van de aankomende twee tot drie jaar.

Directeur: OK

Prof D: Als we zo’n contract op de markt zetten dan is er een grootschalige nulmeting nodig van de conditie van de assets. Anders kan de opdrachtnemer zijn prijs niet bepalen. Zo’n nulmeting is een veel te grote opgave.

Directeur: Dus we hebben nu niet goed zicht op de conditie van onze assets?

Prof D: Jawel, natuurlijk wel. We voeren toch onze inspecties uit, toch meiden?

Directeur: OK

Prof C: Ik heb van een collega bij een andere organisatie gehoord dat het heel moeilijk is om een opdrachtnemer zover te krijgen dat die meedenkt om het beheer van de infrastructuur te optimaliseren. Zo’n partij heeft daar helemaal geen belang bij.

Directeur: Wat doen wij zelf om ons beheer te verbeteren?

Prof C: Het is geen nieuws als ik zeg dat we de pdca-cirkel niet sluiten. We hebben gewoon geen tijd voor monitoren en bijsturen. Maar dat is bij alle beheerorganisaties zo, dus dat is heel normaal.

Directeur: OK

Prof A: En, en, en, ….. we hebben het nog niet gehad over al die nieuwe opgaven zoals klimaat en circulair bouwen en duurzaamheid en al die andere dingen.

Directeur: Wat is daarmee?

Prof A: We weten zelf nog niets eens wat we daarmee gaan doen, laat staan dat we dat aan een marktpartij kunnen vertellen.

Directeur: OK

De directeur trekt zich terug om zich te beraden tijdens een vers kopje koffie. Wanneer iedereen van de pauze is teruggekomen, neemt hij het woord:

Directeur: Beste mensen, ik heb goed naar jullie geluisterd en ik heb het volgende besloten: Morgen starten we met assetmanagement.