Eerste hulp bij afwegingen

In de wereld van de artificial intelligence is een zoektocht gaande naar het meesteralgoritme: dat ene algoritme dat de hele wereld kan aansturen. Het bestaat niet, omdat elk algoritme goed is op een specifiek gebied, maar niet op alles. Hetzelfde geldt voor afwegingskaders. Binnen assetmanagement zijn we op zoek naar hét afwegingskader dat ons helpt bij alle beslissingen die we moeten nemen. Bij voorkeur ingebed in een softwaresysteem. Maar het bestaat niet, en daarom praten we er wel over, maar kan niemand echt iets laten zien. Gelukkig zijn er wel hulpmiddelen om afwegingen te maken, in verschillende maten en vormen, voor verschillende doeleinden. En daar gaat dit artikel over.

Herstelprioriteiten

Wanneer er buiten een storing of acute schade optreedt, moet op dat moment een afweging worden gemaakt of de veiligheid voor gebruikers en/of omgeving in het geding is, en in hoeverre een asset op de korte termijn beschikbaar moet zijn. Als op één van deze punten slecht wordt gescoord, is onmiddellijk actie nodig. In alle andere gevallen kan het correctieve onderhoud op een later tijdstip worden uitgevoerd. Het gaat hier om een heldere ja/nee-afweging en het hulpmiddel is een matrix met herstelprioriteiten.

Onderhoudsplanning

Met behulp van inspecties wordt bepaald waar onderhoud nodig is. Zonder aanvullende randvoorwaarden vindt de planning plaats op basis van de aanbevelingen, passend binnen het beschikbare budget, en afgestemd op andere werkzaamheden en seizoenen. De afweging zit ingebakken in de technische aanbevelingen, veelal gebaseerd op zaken als veiligheid, levensduurkosten, prestaties en uitstraling. Het afwegingskader bestaat uit de onderhoudseisen.

Onderhoudsprioritering

Bij een te klein onderhoudsbudget is een risicogestuurde benadering nodig, zodat het geld op de grootste risico’s wordt ingezet. Deze afweging geldt voor het gehele portfolio, dus niet alleen voor het ‘eigen’ object, of voor de ‘eigen’ technische discipline. Omdat in deze situatie al minder gedaan wordt dan minimaal technisch nodig is, gaan criteria als veiligheid en beschikbaarheid zwaarder wegen dan optimale levensduurkosten. Het zijn namelijk de levensduurkosten waarin geschipperd kan worden. Er kan gekozen worden voor lichtere (en dus goedkopere) maatregelen, of voor het uitstellen van onderhoud. Daarnaast is het mogelijk om niet-technische oplossingen in te zetten, zoals verkeersmaatregelen en (tijdelijke) afsluitingen. Met deze laatste aanpak wordt de functie van de asset (tijdelijk) aangepast. In het uiterste geval kunnen zelfs de eisen aan de asset naar beneden worden bijgesteld. Er zijn veel variabelen: de gegeven randvoorwaarden, waar de asset ligt, hoe het gebruikt wordt, wat de toekomstplannen zijn en welke alternatieve maatregelen er mogelijk zijn. In deze situatie bestaat het hulpmiddel uit een risicoafweging.

Omgaan met dilemma’s

Lastiger wordt het als er verschillende waarden in het spel zijn. Denk aan bereikbaarheid versus leefbaarheid. Of aan de veiligheid van de weggebruiker en de mooie bomen die net iets dicht langs de kant van de weg staan. Er bestaat geen afwegingskader waarin staat dat we de veiligheid van de automobilist altijd belangrijker vinden dan de uitstraling van de weg, dan het leefgebied van de vleermuizen. Als techneut zouden we dat misschien wel fijn vinden (geen discussies en gewoon doen), maar zo’n rigide aanpak leidt terecht tot veel commotie. Dilemma’s vergen altijd maatwerk en vaak politieke beslissingen. Wat je wel kunt doen, is een werkwijze opstellen hoe met verschillende dilemma’s om te gaan. Neem daarbij ook de bijna vergeten uitgangspunten bij de dilemma’s mee: bijvoorbeeld dat de auto heilig is, of dat de dagelijkse files erger zijn dan de mogelijke gevolgen bij een ongeluk. Als dat soort principes weer expliciet gemaakt worden, kan dat ruimte bieden in de afwegingen.

Kansen benutten

Een andere behoefte is het bepalen of je een kans moet benutten of niet. De eerste vraag die daarbij gesteld moet worden, is: ‘Wat bedoel je met kans?’. In de meeste gevallen wordt er een meeliftkans bedoeld. Dat is de gelegenheid om binnen een werk aanvullende maatregelen te treffen voor andere doelen.

Een andere manier om naar een kans te kijken is naar de uitvoeringsvorm van het onderhoud. Bij elke activiteit is er een gelegenheid om een maatregel bijvoorbeeld circulair, of CO2-neutraal uit te voeren. Hoe kunnen beheerders zien dat deze gelegenheden er zijn en hoe wegen ze zo’n kans af? Je kunt ervoor kiezen om de uitvoeringsvorm te verplichten, door bijvoorbeeld te stellen dat alle maatregelen per direct duurzaam worden uitgevoerd. Dan is er geen afweging nodig. Kies je daar niet voor, dan zul je op zoek moeten naar de waarde van zo’n kans. Daar horen twee vragen bij: Wat mag het kosten en wat is het me waard? Aan de ene kant kijk je dus naar het rendement van een kans. Dat is een belangrijke vraag, want lang niet alle ‘kansen’ leveren evenveel op. Aan de andere kant kijk je naar wat je ervoor kunt laten. Kunnen we bijvoorbeeld leven met een minder nette uitstraling van onze wegen als we weten dat we daardoor beter voor onze planeet zorgen? Een hulpmiddel hierbij een is overzicht van de urgentie van de organisatiedoelen. Deze geven een indicatie van de waarde van de kansen.

Voorbij het afwegingskader

De vraag achter het afwegingskader voor kansen is eigenlijk een activeringsvraag. Na jaren van technische instandhouding klinkt er nu de roep om verder te kijken dan het eigen vakgebied. Dat kan op een passieve manier: ‘We gaan aan de slag. Is er nog iemand die mee wil liften?’ Het kan ook op een actieve manier: ‘We gaan aan de slag en als we slim zijn nemen we dat en dat meteen mee. Doe je mee?’ Dit vergt een andere houding, maar ook een andere context. Als je beoordeeld wordt op je productie, dan betekent het najagen van kansen waarschijnlijk vertraging in de voorbereiding. Het betekent ook dat we op een andere manier met geld moeten omgaan. Als je een kans uit je eigen budget moet financieren, dan zal de actieve houding snel verdampen. Goed beschouwd betekent omgaan met kansen, dat de doelen centraal moeten staan en niet de verschillende vakgebieden. Dit zou zo maar een interpretatie van integraal werken kunnen zijn.

De crisis

Tot nu toe hebben we gesproken over regulier assetmanagement. Maar ook in tijden van crises moeten afwegingen worden gemaakt. Binnen het managen van de infrastructuur hebben we het dan over zaken als het instorten van een brug, een dijkdoorbraak, of een brand in een tunnel. Veelal zal de veiligheid van de mens bovenaan de lijst staan. En zelfs de beschikbaarheid van de infrastructuur zal zwaarder wegen dan de veiligheid van fauna, of milieuverontreinigingen. Een belangrijk hulpmiddel in deze situaties is afwegen op basis van de vervolgschade: economisch, sociaal, mentaal. Er valt wat voor te zeggen om op voorhand een afwegingskader voor deze situaties te maken. De praktijk laat echter zien dat we niet op alles voorbereid kunnen zijn en dat de politieke invloed groot is.

Een leidraad

De wens voor een afwegingskader is bedoeld om te zorgen dat we allemaal soortgelijke afwegingen maken. En om ervoor te zorgen dat iedereen meer waarden in de afwegingen meeneemt. Soms leeft er de onuitgesproken wens om achter een afwegingskader te kunnen schuilen: ‘De organisatie heeft besloten dat .. en ik voer alleen maar uit’. En soms zou het ons werk makkelijker kunnen maken, omdat we minder hoeven te overleggen: ‘Het systeem bepaalt dat .. ‘. Maar juist bij het maken van afwegingen is het zo belangrijk om verschillende invalshoeken erbij te betrekken. En dat betekent dat we met elkaar in gesprek moeten blijven. Je kunt de afwegingsinstrumenten eigenlijk beter opvatten als een leidraad om het gesprek met elkaar aan te gaan.