Een risicopot

Denk je aan assetmanagement, dan denk je al snel aan risicogestuurd beheer. Dat is heel logisch, want risicogestuurd beheer betekent dat je de gevoelige assets vaker inspecteert en pas gaat onderhouden en vervangen als het echt nodig is. Het doel is om de risico’s zodanig te beheersen dat die ongewenste gebeurtenis niet gaat optreden. Toch is er iets geks aan de hand met het woord ‘risicogestuurd’. Het klinkt een beetje onheilspellend, alsof er ergens een risico in de lucht hangt die aan het wachten is om werkelijkheid te worden. Dat is een belangrijke reden waarom bestuurders er niet zo op aanslaan, totdat je uitlegt dat je alles doet om de risico’s te beheersen en het ook nog geld bespaart.

De broekriem wordt weer aangehaald

Intussen staan we aan de vooravond van een volgende periode om de broekriem aan te halen. Steeds vaker horen we van beheerorganisaties dat ze niet meer onderhoudsgeld krijgen, of zelfs minder. En dat er tegelijkertijd meer moet gebeuren rondom de thema’s die vallen onder de noemer duurzaamheid. Hoe kan risicogestuurd beheer deze ronde helpen? Het antwoord luidt: door daadwerkelijk risico te nemen. Door te beheren als een ondernemer. Hoe zit dat in elkaar?

In een eerder artikel hebben we uitgelegd dat goed onderhoud een grote bijdrage levert aan duurzaamheid. Hoe langer we de assets in de benen houden, hoe minder we hoeven te vervangen, hoe minder (primaire) grondstoffen we nodig hebben. Hetzelfde geldt ook voor de onderhoudsbudgetten. Hoe langer we een goed functionerende asset in bedrijf houden, hoe lager de levensduurkosten. Het accent ligt wel op ‘goed functionerend’, want soms kan een vervanging op basis van levensduurkosten een slimmere oplossing zijn. Tenzij je de duurzaamheidsthema’s in de afweging meeneemt en concludeert dat het extra onderhoudsgeld significant bijdraagt aan zaken als CO2-reductie, circulariteit etc.

Liever een compliment

Stel je hebt een pomp met een theoretische levensduur van tien jaar. Je houdt de leeftijd in de gaten en voor jaar tien zet je een vervanging op de begroting. Tegen de tijd dat het zover is, blijkt uit de inspectie dat de pomp het nog prima doet. Technisch gezien hoeft die niet vervangen te worden. Een logische conclusie is dan ook om het niet te doen. Het bespaart geld en het is duurzaam. In jaar elf doet die het ook nog goed, in jaar twaalf staat die nog steeds lekker te draaien en zelfs in jaar achttien presteert die naar behoren. Wat is er in die tussentijd gebeurd met de begroting? In jaar tien is het geld niet uitgegeven. De vervanging is doorgeschoven naar jaar elf. Ook toen werd het geld niet uitgegeven. Dit ging nog even door, totdat een iemand concludeerde: ‘Je hebt telkens dat geld op de begroting staan, maar je geeft het niet uit. Weet je wat, ik haal het van de begroting af’. Intussen komt jaar twintig in zicht. Er is al een complete vervanging uitgespaard. Hulde aan de beheerder, alleen het risico dat de pomp er een keer mee ophoudt neemt toe. Maar het terugzetten van de vervanging op de begroting mag niet. Op zo’n moment werkt het organisatorisch geheugen ineens heel goed: ‘Je hebt immers al eerder laten zien dat je het geld niet uitgeeft, waarom zou dat nu dan wel het geval zijn?’. Dit is uitermate frustrerend. In plaats van een compliment te krijgen dat je goed met de assets en het geld omgaat, word je afgestraft. Nu is dit nog een eenvoudig voorbeeld, maar er zijn ook voorbeelden bekend waar kunstwerken vervangen worden, niet omdat het moet, maar omdat de beheerder anders op zijn kop krijgt.

Rechtlijnige benadering in complexe omgeving

Wat is er aan de hand? Rationele beheer en assetmanagent zijn gebaseerd op risicobeheersing en voorspellen wanneer welk onderhoud moet worden uitgevoerd. We moeten in staat zijn om een onderbouwing van de kosten voor tenminste vijf jaar neer te leggen, het liefst met een langere doorkijk. We moeten onze uitgaven zo stabiel mogelijk houden per jaar, anders gaat de begroting van de organisatie teveel schommelen. En dan is er ook nog de BBV die zegt: je mag wel een potje geld hebben om de schommelingen mee op te vangen, maar het moet wel goed onderbouwd zijn. Het is een rechtlijnige benadering in een complexe omgeving en dat past niet op elkaar. Als je heel veel assets hebt, dan vang je dit op door gebruik maken van de wet van de grote aantallen, dat zoveel zegt dat je gemiddeld budgettair altijd wel ergens goed uitkomt. Bij een kleiner areaal gaat dit niet op. Daarnaast wordt in dit hele verhaal ook nog onderscheid gemaakt tussen structurele kosten en incidentele kosten. Ook hier zie je de rechtlijnige benadering terug, terwijl deze twee innig met elkaar verbonden zijn. Als goed onderhoud leidt tot minder vervangingskosten, ziet een bestuurder mogelijk oplopende structurele kosten, maar nergens wordt in de begroting gekeken naar het effect op de incidentele kosten. Dus als er bespaard moet worden op de beheerkosten, dan ben je bijna geneigd om minder geld uit te geven aan het onderhoud (weer twintig procent eraf) en het bestuur voor een voldongen feit te stellen wanneer er vervanging nodig is, want dan wordt er wel betaald. Deze twee werelden moeten bij elkaar komen.

Durf risico’s te nemen

Eén idee daarbij is om echt risico te nemen. Het gaat hier om assets die mogen falen en die redelijk snel vervangen kunnen worden. De inzet is dan om deze assets zo lang mogelijk in de lucht te houden (mits dat op basis van de levensduurkosten voordeel oplevert natuurlijk) en de vervangingskosten niet in de begroting op te nemen. Vervolgens is er een risicopot, waarvan niet onderbouwd is waar het geld voor gebruikt gaat worden. Op het moment dat één van de assets uit het risicoregime uitvalt, dan wordt de vervanging uit deze pot betaald. Met deze aanpak heb je de kans dat je eerder geld nodig hebt dan gedacht, maar het is ook mogelijk dat een asset veel langer meegaat dan van te voren ingeschat. Dan boek je dus winst. De omvang van de risicopot bepaalt bij hoeveel assets je dit kunt doen en daar ontstaat de analogie met ondernemen. Een ondernemer bepaalt hoeveel geld die kan verliezen zonder failliet te gaan. Dat geld wordt geïnvesteerd. Pak het niet goed uit, dan is de ondernemer het geld kwijt, maar hij kan het opvangen. Pakt het wel goed uit, dan word die er beter van. Of in het geval van beheer: dan heb je op de onderhouds- en vervangingskosten bespaard. Kijk, nu praten we echt over risicogestuurd beheer. Op deze wijze kun je de begroting naar beneden bijstellen en de risicopot zorgt ervoor dat er wel geld voor handen is als het echt nodig mocht zijn.