De vliegwielen van assetmanagement

In zijn kale vorm is een assetmanagementsysteem heel saai. Er zullen maar weinig harten sneller van gaan kloppen. Dus als je voor de groep staat te vertellen over processen, de rollen en taken, een zichtlijn en die balans tussen kosten, prestaties en risico’s, dan ontstaat er weinig beweging. De basisbeginselen van assetmanagement kunnen dan sterk zijn, voor succes heb je een aantrekkelijke verpakking nodig.

Tijd dus om aan te haken bij wat er al leeft en speelt. Wij noemen dat vliegwielen. Als kernteam assetmanagement, of regisseur assetmanagement ken je de hoed en de rand van het assetmanagementsysteem. Dat gebruik je om mee te sturen, zonder het expliciet zichtbaar te maken. Het assetmanagementsysteem is namelijk niet het doel, maar wat je binnen en buiten wilt bereiken. Precies dat zijn de verhalen waar je collega’s op aanhaken.

Eigenlijk is assetmanagement gewoon onzin, totdat ..

Met de introductie van assetmanagement voelt het alsof je meer taken opgelegd krijgt, zonder dat het jou (meteen) wat oplevert. En dat terwijl je met de huidige manier van werken jouw taak prima kunt uitvoeren. Eigenlijk is dat assetmanagement gewoon onzin. Totdat je een ‘gebruiker’ centraal zet en door haar bril gaat kijken. Die gebruiker kan een burger zijn, of de collega die dag in dag uit buiten op straat zorgen dat alles goed verloopt, of een aannemer, een bestuurder, etc. Die gebruiker is altijd onderdeel van een netwerk, net als jij. Wanneer je het netwerk in kaart brengt, zie je hoe je met elkaar verbonden bent en wat er nodig is om die ‘gebruiker’ zijn werk goed te laten doen. Zo’n netwerkkaart maken, is iets wat je sámen doet. En wees er maar zeker van, dat het niet in één middag gaat lukken. Het duurt wel eventjes voordat alle kwartjes vallen, dus trek er rustig tien middagen voor uit. De (proces)afspraken die vervolgens worden gemaakt, zijn stukjes uit assetmanagementsysteem. Zo bouw je langzaam maar zeker samen aan het systeem. Maar wat is nu het vliegwiel? Waardoor krijg je mensen zo gek om hiermee aan de slag te gaan?

Data-ondersteunend werken als vliegwiel

In het geval van de netwerkbenadering kan dat het data-ondersteunend werken zijn. Ook bekend als datagedreven, of informatiegestuurd, maar je voelt het verschil. De vraag is: Welke informatie heeft de gebruiker nodig om zijn werk slim uit te kunnen voeren en wat moet daarvoor geregeld worden? Van slim werken wordt iedereen blij. Je kunt zo, pop, de informatie opvragen die je nodig hebt, zonder vijf keer te hoeven bellen. De dienstverlening wordt op alle vlakken beter. De ergernissen nemen af. De collega’s gebruiken de juiste informatie. De bestuurder heeft letterlijk stuurinformatie tot zijn beschikking en ga zo maar door. Maar eerlijk mensen, data-ondersteunend werken als een vliegwiel? Ja. Dat komt door het opzwellen van het krachtenveld rondom dit onderwerp. Het is iets van de hele organisatie, dat als een wolk over ons heen aan het kruipen is. Je kunt er niet omheen. Dan kun je het maar beter gebruiken om je assetmanagementsysteem te versterken.

Of gebiedsgericht werken

Een andere vliegwiel is het Gebiedsgericht Werken. Het mag duidelijk zijn dat in deze aanpak het gebied centraal staat en daarmee de samenwerking van iedereen die daar mee te maken heeft. In het verlengde hiervan past het ontwikkelen van een nieuw gebied, geheel vanuit de ‘we doen het samen’-gedachte. Dit is dé kans voor een beheerder om zijn plek in te nemen. Een nieuwe rol, een nieuwe manier van werken, leren hoe je dat het beste kunt doen en met de best practices wordt het assetmanagementsysteem versterkt.

Of de grote transities

Grote onderhoudscontracten die langjarig op de markt worden gezet, doen het ook goed als vliegwiel. Zij vereisen een gestructureerde manier van werken, heldere doelen en goed contractmanagement. Allemaal aspecten uit assetmanagement. Je hebt assetmanagementinstrumenten nodig om hier invulling aan te geven. En last but not least de grote transities waar we voor gesteld staan: Klimaatverandering, energietransitie, circulair werken en gezonde leefomgeving. Dit vereist veel samenwerking en waar je telkens naar op zoek bent zijn meekoppelkansen. Ook hier: assetmanagement bij uitstek. Wat zijn de kansen, liggen ze in lijn met de doelen, hoe waardevol is het, wat is de gewenste levensduur, etc.? Het is dus niet nodig om elke keer expliciet te zeggen dat mensen met assetmanagement bezig zijn, maar je moet er wel op sturen. Dat doe je door mensen handvatten en instrumenten te geven die in lijn liggen met de basisbeginselen van assetmanagement: waarde leveren, afstemming bewaken, goed organiseren (leiderschap) en waarborgen dat de assets hun functies blijven vervullen.