De gemeente* krijgt geen waar voor haar geld

Een bedrijf had het voornemen om vijftig miljoen te gaan investeren in een nieuwe fabriek. Een octrooigemachte concludeerde dat er een reëel risico was op de inbreuk op eigendomsrechten van derden en schreef dat op. In een presentatie aan het managementteam herhaalde ze de conclusie en legde er ook nog eens de nadruk op. Maar het managementteam gaf geen sjoege. De conclusie werd voor kennisgeving aangenomen en verder gebeurde er niets. De octrooigemachte was heel verbaasd. Waarom kwam het managementteam niet in actie? Ze sprak erover met een bedrijfsmanager die haar uitlegde dat ‘inbreukrisico’ voor een octrooigemachtigde duidelijke taal is, maar dat commerciële mensen dat heel anders ontvangen. Zij denken dat jet risico wel te managen is en dat de octrooigemachte daar voor gaat zorgen. ‘Maar dat is volkomen onrealistisch’, zei ze. Wat te doen? De bedrijfsmanager stelde een andere aanpak voor: ‘Je moet het niet hebben over de risico’s, maar over de gevolgen als het fout gaat. En dan niet te genuanceerd, een beetje dramatiseren mag best. In het volgende managementteambijeenkomst schetste ze het scenario wat er zou gebeuren als de grote concurrent het gevoel kreeg dat er sprake was van inbreuk op hun eigendomsrechten, terwijl de nieuwe fabriek al aan het draaien was. De concurrent zou een sterke zaak hebben en de fabriek stil kunnen laten leggen. Weg vijftig miljoen. Het management schrok zich wild. Dat mocht niet gebeuren. Vanaf dat moment hebben ze een gezamenlijke aanpak kunnen ontwikkelen.

Van techneut naar technoom

We hebben expres voor dit artikel een voorbeeld overgenomen uit het boek ‘De luie manager’ dat ver af staat van het beheer van de openbare ruimte, namelijk octrooien. Wat deed het met jou toen je las dat er een reëel risico was op de inbreuk op eigendomsrechten? Waarschijnlijk net zoveel als met die managers. Wat dit voorbeeld laat zien is dat je mensen in een andere rol, in een andere taal moet aanspreken. Namelijk eentje die ze begrijpen. Dat geldt dus ook voor de gesprekken tussen assetmanagers en lijnmanagers. Binnen assetmanagement wordt vaak gezegd dat beheerders niet strategisch genoeg werken. Maar misschien doen ze het wel, alleen heeft niemand dat door omdat ze niet de juiste taal spreken. Een goed voorbeeld daarvan is de line of sight. Dat is een assetmanagementterm waarmee we aangeven hoe goed we bezig zijn om de hogere doelen van de organisatie vorm te geven in de werkzaamheden buiten. Daar zit echt strategisch denkwerk in, maar toch landt het onderwerp maar matig in de organisatie. Tim Zaal vertelt in zijn boek hoe onderhoud geen onderwerp is aan de managementtafel. Slechts weinig managers realiseren zich wat de bijdrage is van goed onderhoud aan winst, veiligheid en kwaliteitsverbetering. In plaats daarvan wordt onderhoud gezien als een kostenpost, waar best af en toe in gesneden kan worden. Dat komt omdat bijdrage aan het bedrijfsresultaat onbekend is. Dan helpt het niet wanneer een onderhoudsmanager slechts één technische maatregel voorstelt, die toevallig ook nog de beste is, zonder een relatie te leggen met de bedrijfseconomische randvoorwaarden. Of in publieke termen gezegd: zonder een relatie te leggen met maatschappelijke waarden als verdichting, duurzaamheid, historie of beleving. Een techneut heeft doorgaans maar één doel en dat is het zo snel mogelijk oplossen van storingen. De vraag wat het kost en wat het oplevert, komt zelden aan de orde. Wanneer er sprake is van een probleem waar het management een uitspraak over moet doen, dan wordt er een technisch verhaal bij gepresenteerd, afgerond met een bedelactie. De truc is juist om het probleem in bedrijfseconomische termen te presenteren. Wat levert de voorgedragen oplossing bij aan het verhogen van de productie, het verbeteren van de kwaliteit, of het verhogen van de veiligheid? Of wat levert de voorgedragen oplossing bij aan de maatschappelijke vraagstukken? Daarmee laat je zien wat de waarde is van elke geïnvesteerde euro. Het pleidooi van Zaal is niet zozeer om meer strategisch te worden, maar om door te ontwikkelen van techneuten naar technomen. Dat is de term waarmee hij techneuten aanduidt die de bedrijfseconomische taal beheersen.

Wat is de waarde van assetmanagement?

Dit advies past goed bij een groep gemeentelijke beheerders die bezig is om hun directeur te enthousiasmeren om met assetmanagement aan de slag te gaan. Zij vertelden dat hun organisatie nu budgetgestuurd werkt, met als gevolg goedkope maatregelen en hoge levensduurkosten. Maar ook over hoe drie jaar oude rioolbuizen uit de grond worden gehaald, omdat het gebied herontwikkeld wordt. Tijdens het bespreken van de begroting merk je daar niet veel van, want de begroting geeft geen zicht op faalkosten en levensduurkosten. De mensen buiten merken er niet veel van, want het komt technisch toch wel goed. Maar de beheerders trokken wel de juiste conclusie: De stad krijgt geen waar voor haar geld. Wanneer deze beheerders gaan denken als technomen, dan nemen ze deze zin als vertrekpunt. Hoeveel waarde levert de huidige manier van werken op voor de stad en hoeveel waarde kun je toevoegen wanneer je met assetmanagement aan de slag gaat? Dat is een verhaal dat moet aanslaan bij de directeur.

*Voor ‘gemeente’ kun je ook provincie, Nederland, burgers, bedrijf etc. lezen.