Check en Act zijn de motor van assetmanagement

Foto: Pixabay – Free-Photos

De vier toverwoorden in assetmanagement zijn plan, do, check en act. Het opent werkelijk alle deuren. Wil je je manager overtuigen: zeg gewoon plan, do, check, act. Wil je een opdracht binnenhalen: schrijf vooral plan, do, check, act op, liefst met een origineel plaatje erbij. Het maakt niet uit dat je het verschil niet kent tussen ‘do’ en ‘act’, je hoeft het wieltje maar te laten zien en iedereen knikt ja. Echter, je begrijpt dat we van een echte assetmanager natuurlijk iets meer verwachten.

Deming wie?

Laten we beginnen met de Deming-cirkel. Een reviewer van een SAMP liet ooit een comment in het document achter met de vraag: ‘Wat is Deming?’ Beter zou zijn geweest om te vragen wie was Deming? Dat is namelijk de man die als de geestelijk vader wordt gezien van de PDCA-cirkel. Niet dat de mens voor de bijdrage van Deming nooit aan verbeteren deden (we doen als mens immers niet anders), maar na de Tweede Wereldoorlog zag hij wel kans om met zijn verbetercyclus de productie op te schroeven. Saillant detail is dat hij later nog geprobeerd heeft om de Check om te zetten naar Study, omdat Check in het Engels zoveel betekent als het hokje afvinken om aan te tonen dat een activiteit is uitgevoerd. Het is hem niet meer gelukt; het model was al een eigen leven gaan leiden.

Producten en diensten

Deming bevond zich dus in een productieomgeving, en daarom maken we nu een uitstapje naar de bedrijfskunde. In dit geval naar het eerste jaar bedrijfskunde waarin iedere student het verschil krijgt aangeleerd tussen een product en een dienst (om het daarna weer net zo makkelijk te vergeten). Het kenmerk van een product is dat de  productie en de consumptie van elkaar gescheiden zijn, bijvoorbeeld het produceren van rioolbuizen. Het productieproces van de buizen is zodanig ingericht dat alle buizen van hetzelfde type dezelfde vorm en dezelfde kwaliteit hebben. En als dat niet zo is, of het duurt te lang om ze te produceren (do) dan ga je kijken hoe dat komt (check) en dan pas je het productieproces op de bevindingen aan (act).

Blijven verbeteren

Bij een dienst ligt het anders. Het kenmerk van een dienst is dat productie en consumptie tegelijk plaatsvinden. Groenonderhoud, in-situ bouwen en natuurlijk advisering zijn voorbeelden van diensten. Al bestaan er adviseurs die zich gedragen als een producent, maar dat laten we hier verder buiten beschouwing. Assetmanagement bevindt zich veelal aan de kant van de dienstverlening. Nu is het geval dat de ISO55000 zegt dat we ons continu moeten ‘verbeteren’. In dit geval schrijven we verbeteren tussen aanhalingstekens, want verbeteren hoort bij het optimaliseren van een productieproces. Alleen bij assetmanagement gaat het niet zozeer om het verbeteren van een productieproces, maar om het bijsturen van diensten.

Tijd voor de Study

Er bestaan beheeractiviteiten en bouwactiviteiten die zich inderdaad makkelijk laten verbeteren omdat ze telkens terugkomen. Zo kan het gebruik van een slim stukje tooling een heleboel handelingen schelen. Maar als we onze blik naar buiten richten, zien we ook iets anders. Zo is iedere beheerder bekend met het maken een maatregelenplan en het uitvoeren van de maatregelen. Na een jaar of vier wordt er een nieuw investeringsplan opgesteld. Soms wordt er achterom gekeken, maar meestal blijft de blik strak voorwaarts gericht. Wat gebeurd is, is gebeurd en daar verander je toch niets meer aan. Toch? Tegelijkertijd worden er op portfolioniveau of organisatieniveau abstracte doelen geformuleerd voor bijvoorbeeld de beschikbaarheid en veiligheid van onze infrastructuur. Waar het beschrijven van deze doelen met een pennenstreek is gedaan, is het bereiken van de doelen een hele andere zaak.  Het aantal factoren dat invloed uitoefent op de doelen is een complexe aangelegenheid. Waar kun je dan het beste ingrijpen en hoe bepaal je dat? Dat doe je door continu buiten te blijven kijken wat de impact van je maatregelen is. Daar is wel een analyse voor nodig en dat kennen we als Check (of Study). Wat zijn de kritieke assets waar je zeker moet ingrijpen, en welke maatregelen hebben weinig impact op de hoofddoelstelling en dus minder prioriteit?

PDCA-methodiek bijt in de eigen staart

Als je door de oogharen kijkt zou je kunnen zeggen dat de PDCA-gedachte in de eigen staart bijt. Veel voorkomende werkzaamheden leveren veel beheerervaring, waardoor het mogelijk is om de uitvoering steeds verder te perfectioneren. Dit geldt zo’n beetje voor alle assets met of een relatief korte levensduur, of waar we er in Nederland veel van hebben. De beheermachine is voor deze assets zo geroutineerd dat we (soms) vergeten de vraag te stellen in hoe verre ze bijdragen aan het hoofddoelstelling. Simpel gezegd: als je wegdek er strak bijligt, maar de brug is afgesloten omdat het risico op instorten te groot is, wat is de routine van het verhardingenbeheer dan waard?

Beheerroutine voor complexe infrastructurele assets

De echt kritieke assets in Nederland zijn de complexe infrastructurele objecten: waterkeringen, tunnels, bruggen. Ze hebben een lange levensduur en ze zijn veelal uniek; kortom ze hebben precies de tegenovergestelde kenmerken van het PDCA-model. Tegelijkertijd naderen ze in Nederland het einde van hun levensduur. We kijken tegen een heuse vervangingsgolf aan en dus raken we een tikje in paniek. We zijn namelijk nog niet in staat om de benodigde werkzaamheden en de daarbij behorende budgettering van deze objecten goed te beheersen. Wat dat betreft zitten we in de opbouwfase van de beheerroutine voor complexe objecten. Om het nog moeilijker te maken interacteert deze nieuwe routine met de bestaande routines van de andere assets. Precies op dit punt is die Check en Act nodig. Wat is de bijdrage van alle assets aan de hoofdoelstelling, waar kan het een tandje minder, waar moet stevig worden ingegrepen en hoe kunnen we die twee met elkaar in balans brengen? De Check en Act zijn de motor van assetmanagement in ons land waar we steeds harder met onze neus op de vervangingsopgave worden gedrukt.

Dus niet meer zeggen: ‘We werken aan de hand van de PDCA-cirkel en we weten dat we niet goed zijn in Check en Act’, maar: ‘Alle ballen op de Check en de Act’.