Beheerdrukte
Foto: Pixabay – Mabel Amber
Onlangs kwam ik de Wet van de Bestuurlijke Drukte tegen die zegt dat meer besturing zorgt voor meer drukte met als resultaat minder effect. En de vraag popte op: zou er ook zoiets kunnen bestaan als ‘beheerdrukte’? Die gedachtenkronkel kwam niet zomaar uit de lucht vallen. In gesprekken met verschillende waterschappen kwam namelijk steeds eenzelfde thema naar voren: overprogrammering. De waterschappers vertelden dat er steeds meer onderwerpen bijkomen waar ook aan gewerkt moet worden. Het lukt domweg niet om alle ballen in de lucht te houden. Tegelijkertijd zegt hun management dat meer collega’s niet de oplossing is, omdat dat tot meer werk gaat leiden. Alles bij elkaar hebben we hier een bijzonder fenomeen te pakken.
De wet op de Bestuurlijke Drukte
Laten we eens kijken naar de Wet van de Bestuurlijke Drukte. Deze is eind vorige eeuw ontwikkeld door prof. dr. ir. Ton de Leeuw en vertelt over hoe bestuurders te werk gaan. Bestuurders hebben een behoefte aan maximale beheersbaarheid van het liefst alle situaties waar ze over gaan. Zoals ieder weldenkend mens weet valt het leven niet volledig te beheersen en maar gelukkig ook, want anders zou het übersaai worden. Maar ondanks deze kennis blijven we als bestuurder, en in het verlengde daarvan de functionaris, stug doorwerken aan de utopie van maximale controle. Er wordt van alles aan elkaar vastgeknoopt, beschreven, tot in den treure besproken en vooruit: nog een keer besproken maar dan in een net andere groepssamenstelling, om vervolgens nog maar een verkenning eraan toe te voegen. Alles met de beste intenties. De Wet van de Bestuurlijke drukte stelt dat erop een gegeven moment een punt komt waarop alle extra inspanningen tot minder resultaat gaan leiden. Een plaatje illustreert dit fenomeen:
Bij het bemerken van een afname in effectiviteit treedt er een soort Pavlov-reactie op bij de bestuurders die vervolgens om nog meer inspanning gaan vragen. Het gevolg is bestuurlijke drukte en dat de doelen van de organisatie verder uit zicht raken. De beste remedie bestaat uit het accepteren dat die 100% controle niet gehaald kan worden.
Beheersbaarheid
Vraag tien mensen wat hun beeld is bij assetmanagement en je krijgt tien verschillende antwoorden. Eén antwoord komt echter altijd terug: assetmanagement wordt ingezet om efficiënter te werken, de beheerkosten terug te dringen en om verrassingen te voorkomen. Dit zijn bij uitstek kenmerken die vallen onder de noemer ‘beheersbaarheid’. Dus in de basis is assetmanagement gevoelig voor beheerdrukte: het zoveel sturen op monitoren en afstemmen dat er veel inspanning aan de voorkant nodig is, maar tegelijkertijd tot mindere resultaat buiten leidt. Kijk eens naar je eigen mailbox. Hoeveel uitnodigingen zitten daarin voor afstemmingsoverleggen, meedenksessies en ontwikkelbijeenkomsten? Hoeveel rapportages moeten er worden gemaakt, hoeveel tijd heb je nodig om de jaarlijkse benchmarkgegevens bij elkaar te harken en wat doe je met de resultaten? Hoeveel tijd is er gemoeid met het opstellen van KPI’s (meetbaarheid), met audits en ga zo maar door?
De kracht van assetmanagement
Is assetmanagement dan slecht? Zeker niet, zolang je maar beseft dat die 100% beheersbaarheid niet mogelijk is en je op tijd op de rem stapt als je merkt dat de inspanningen te groot worden en het effect afneemt. Wat maakt assetmanagement dan krachtig? Het beantwoorden van de vraag of je met de juiste dingen bezig bent. Is het wel nodig om bepaalde activiteiten uit te voeren en wat zou je daar in plaats van beter kunnen doen? Maar ook dat je naar het rendement van je activiteiten kijkt. Als je ergens veel geld en tijd insteekt en het weinig oplevert, dan is het tijd om achter de oren te krabben. En, een zeer belangrijk onderdeel binnen assetmanagement, wat valt er in grote lijnen te verwachten in de aankomende jaren? Het hoeft niet precies uitgedokterd te worden (want we blijven op het rendement letten), maar je wilt voorkomen dat er lijken uit de kast komen die toch gauw een miljoen of meer waard blijken te zijn.
En die vraag van het overprogrammeren?
Wat betekent de kennis over beheerdrukte voor het fenomeen van overprogrammeren bij de waterschappen? Ten eerste hebben we hier te maken met een zwaar bestuurlijke component. Waterschappen zijn beheerorganisaties en als je daar een bestuur op zet betekent dat automatisch 100% beheeraandacht. Dat is anders dan bij een gemeente of een provincie waar de raad of de staten hun aandacht over meerdere beleidsvelden moeten verdelen. Nu is besturen niet hetzelfde als politiek bedrijven. Bestuurders willen dingen regelen en uitvoeren, maar liever niet beslissen. Dat is een politiek bezigheid. Dus als er weer een nieuw onderwerp voorbijkomt, dan is de bestuurlijke oplossing heel makkelijk: aan de slag ermee. Combineer dat met een beheerorganisatie die 100% bestuurlijke aandacht heeft en dan heb je een recept van steeds meer onderwerpen die aandacht nodig hebben. Iedereen in de organisatie voelt dat er keuzes gemaakt moeten worden. Dus wordt er een werkgroep opgericht die alles in kaart gaan brengen en afwegingen gaat maken, waarvoor alle collega’s informatie moeten aanleveren, waarvan de afwegingsresultaten weer met iedereen moeten worden besproken, wat tot de conclusie leidt dat er toch echt meer onderlinge afstemming nodig is tussen de verschillende projecten, wat tot verdere ontwerpsessies leidt, waardoor het feitelijke werk wordt uitgesteld, waardoor de knelpunten provisorisch moeten worden aangepakt, waarvan de resultaten tot een negatieve evaluatie leiden omdat met een betere afstemming meer resultaat kan worden bereikt, waarop een taskforce wordt ingesteld en ga zo maar door. Soms is het gewoon beter om te gaan doen, in plaats van aan de voorkant alles proberen dicht te timmeren. Want we weten nu: het gewenste resultaat wordt toch nooit bereikt. Sterker nog, met die hele aandrang raak je van de wal in de sloot.