Assetmanagement en efficiëntie
Deel dit artikel
Om aan de slag te gaan met assetmanagement worden vaak redenen genoemd als meer grip op kwaliteit krijgen, regie kunnen voeren en efficiënter werken. Allemaal abstracte begrippen die bij verschillende mensen verschillende beelden oproepen. Neem bijvoorbeeld het begrip ‘efficiëntie’ – een term die veelvuldig in de mond wordt genomen; welk beeld roept dat bij je op? Normaal gesproken volgt er na zo’n vraag de oproep om niet verder te lezen en even een moment te pakken om hierover na te denken. Door een nutteloze zin als deze aan de tekst toe te voegen, wordt hetzelfde effect bereikt. Als het goed is zijn er nu snelle associaties in je hoofd ontstaan rondom het begrip efficiëntie. Zat daar toevallig iets over geld bij?
Een efficiënt restaurant
Efficiëntie is een begrip dat is meegereisd met het wetenschappelijk management van Taylor. Het beweegt zich net als een onuitroeibaar virus al meer dan een halve eeuw rond binnen onze organisaties. En net als dat virus zijn veel mensen zich er niet van bewust dat ze ermee zijn besmet. Al in de jaren zeventig van de vorige eeuw (dat is dus al 50 jaar geleden) deed een professor een experiment met zijn eerstejaars bedrijfskundestudenten. Geheel onverwachts vroeg hij aan het begin van een ander college of ze wilden opschrijven wat er als eerste bij hun opkwam als hij zei dat een restaurant efficiënt was. Ruim tweederde van de studenten noemde ‘snelheid van bediening’. De rest had het over de kwaliteit van de maaltijd en sommigen ook over negatieve zaken als ‘goed voor de vuilnisbak’ en ‘varkensvoer’. Toen de professor dezelfde vraag aan zijn vader voorlegde kreeg hij als antwoord: “Ik zie niet in wat efficiëntie met eten te maken heeft. Als ik zou horen dat een bepaald restaurant efficiënt was, zou ik aan het eten twijfelen”.
Goed huisvaderschap
Efficiëntie is volgens Herbert Simon in zijn boek Administrative Behavior een waardenvrij begrip; neutraal. Het houdt in dat een organisatie het maximale uit elke doelstelling haalt die ze wenst te bereiken. Efficiëntie betekent volgens hem de gunstigste kosten-batenverhouding. Je zou het zelfs goed huisvaderschap kunnen noemen. Als dit de (mooie) definitie is van efficiëntie, waarom is geld dan het eerste waar mensen vaak aan denken als het om efficiëntie gaat? Dat komt omdat in de praktijk niet wordt gekeken naar de gunstige kosten-batenverhouding, maar naar de beste verhouding tussen de meetbare kosten en de meetbare baten. Efficiëntie betekent dus aantoonbare, bewezen en vooral berekende efficiëntie. De efficiëntiecultus is een berekeningscultus. En dat bezorgt de term efficiënte een slechte naam.
Ongenuanceerde KPI’s
Kijken we naar assetmanagement dan zien we de schone definitie van efficiëntie terugkomen: de balans tussen de kosten, prestaties en risico’s is de meest herkenbare. Maar ook het werken in lijn met de doelen van de organisatie en het werken met kernwaarden die breder zijn dan alleen techniek. Zelfs goed huisvaderschap is een begrip dat binnen assetmanagement gebezigd wordt. Wat dat betreft is aan de slag gaan met assetmanagement om redenen van efficiëntie een schot in de roos. Totdat de efficiëntie wordt teruggebracht naar meetbare eenheden. De eenheden die we kennen als KPI’s.
Het wetenschappelijk management van Taylor en assetmanagement lijken verdacht veel op elkaar. Voor Taylor geldt dat zijn werkwijze, ondanks dat het nagenoeg overal wordt toegepast, al decennialang wordt verguisd. Om de beste man dan toch een beetje bij te staan: zijn aanpak was goed, afgebakend tot productieomstandigheden en bovenal genuanceerd. Maar zijn werkwijze werd steeds verder uitgekleed, totdat alleen de ongenuanceerde meetbare KPI’s overbleven: zaken waar je zonder verstand van (asset)management nog steeds op kunt sturen. En omdat geld nu eenmaal makkelijk meetbaar is, werd efficiëntie steeds vaker een synoniem voor bezuinigingen. Niet voor niets zijn er mensen die niet met assetmanagement aan de slag willen, omdat het een andere manier is om het beheer verder uit te kleden. Vanuit die optiek hebben ze helemaal gelijk.
Sturen op waarden is efficiënt
Assetmanagement moet om kwaliteit gaan, dus inclusief die niet-tastbare en niet te kwantificeren meetbare eenheden. Pirsig schrijft in zijn evergreen ‘Zen en de kunst van het motoronderhoud’ dat kwaliteit wel bestaat, maar dat ze onduidelijk wordt zodra je haar probeert te definiëren. Als je er eenmaal cijfertjes van probeert te maken, ben je verloren. Tegelijkertijd zijn er genoeg organisaties die proberen de regie te voeren enkel en alleen op basis van cijfers. Er zijn ook slimme aannemers die daar dankbaar gebruik van maken. Goed assetmanagement bestaat uit sturen op harde cijfers in combinatie met vakmanschap. Als je zo naar assetmanagement kijkt, dan is sturen op waarden uitermate efficiënt. En het enkel sturen op KPI’s is juist inefficiënt.