Eerste Beheerteamovereenkomst is een feit
Eerste Beheerteamovereenkomst is een feit
Zeg je 2-fasencontract, dan zeg je al snel ‘Bouwteamovereenkomst’. Dat is niet zo gek, want een Bouwteamovereenkomst is een van de bekendere vormen van een 2-fasencontract. Opdrachtgever en opdrachtnemer werken in de eerste fase samen aan een ontwerp. Is de eerste fase een succes, dan wordt met dezelfde opdrachtnemer een uitvoeringsovereenkomst afgesloten. Dit is een hele andere insteek dan wanneer een opdrachtgever aan de voorkant kiest voor het beste ontwerp voor de beste prijs, om daarna het gesprek over de wijzigingen aan te gaan. Zou zo’n 2-fasen contract ook kunnen passen bij een onderhoudsovereenkomst? Jazeker. En inmiddels is de eerste Beheerteamovereenkomst een feit.
Beheerteamovereenkomst Maastunnelcomplex
De gemeente Rotterdam heeft haar naam als koploper wederom waargemaakt door een Beheerteamovereenkomst op de markt te zetten voor het onderhoud aan het Maastunnelcomplex dat bestaat uit de Maastunnel en zes gebouwen. Alle bouwwerken hebben een monumentale status. Na een grondige renovatie van de tunnel wil de gemeente – geheel volgens de assetmanagementprincipes – dat de waarde van het complex op niveau blijft. En dat betekent in dit geval goed onderhoud. In het voortraject van de aanbesteding is besloten tot een 2-fasencontract. Om heel specifiek te zijn voor een bouwteamovereenkomst alleen dan geschikt voor beheer. De belangrijkste redenen om hiervoor te kiezen waren de wens voor een lange looptijd van de overeenkomst (15 + 5 jaar), het sturen op Total Cost of Ownership (levensduurkosten) en onvoldoende informatie aan de voorkant om als inschrijver een prijs neer te kunnen leggen.
Om met dat laatste te beginnen, de zes bouwwerken op het Maastunnelcomplex vallen tussen wal en schip als het om onderhoud gaat. De afdeling Vastgoed beheert geen vastgoed dat gekoppeld is aan infrastructurele objecten, en de afdeling Stadsbeheer beheert geen vastgoed. In de eerste jaren van de onderhoudsovereenkomst van het Maastunnelcomplex moet het onderhoudsmanagement van de vastgoedobjecten op orde worden gebracht. Dat is inclusief het op orde brengen van het informatiemanagement van de vastgoedobjecten.
Sturen op Total Cost of Ownership
Met het sturen op Total Cost of Ownership wordt de opdrachtnemer uitgedaagd om onderhoudsmanagement te voeren op een hoog volwassenheidsniveau. Dit is alleen mogelijk wanneer ook grootschalig onderhoud in de afweging wordt meegenomen. De belangrijkste kostendrijvers in het tunnelonderhoud zijn de tunneltechnische installaties. De levensduur daarvan ligt tussen de 10 tot 15 jaar. Met een contractduur van 15 jaar + 5 wordt het sturen op Total Cost of Ownership letterlijk voelbaar voor de opdrachtnemer. Daarnaast is er flexibiliteit nodig in een contract met zo’n lange looptijd. Elk jaar wordt opnieuw gekeken naar wat de wijzigingen zijn, waar verbeteringen in het onderhoud mogelijk zijn, waar de onderhoudsconcepten bijgesteld moet worden op basis van FMECA’s en het geplande groot onderhoud, en wat dit betekent voor het beprijzen van de werkpakketten. Het groot onderhoud maakt trouwens geen onderdeel uit van de onderhoudsovereenkomst.
Een samenwerkingsovereenkomst
De beheerteamovereenkomst is geen prestatiecontract. De opdrachtnemer heeft als opdracht het onderhoud te verzorgen in een gelijkwaardige samenwerking met de opdrachtgever. Het heeft meer weg van een alliantieovereenkomst. Eén van de eisen die daarbij hoort, betreft het hoog houden van het kennisniveau bij zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer, zodat beide partijen als sparringpartner voor elkaar kunnen fungeren. Uiteindelijk heeft iedereen zijn eigen taken en verantwoordelijkheden binnen het Beheerteam. Zo staat de opdrachtnemer aan de lat voor het uitvoeren van het onderhoud, het coördineren van de uitvoerende activiteiten en het zorgdragen voor goed onderhoudsmanagement. De opdrachtgever stuurt op het grote onderhoud, verzorgt de integrale afstemming met andere activiteiten, regelt de budgetten en bewaakt het gewenste functioneren van het complex. Maar allemaal op basis van een gelijkwaardige samenwerking. Niet verwonderlijk dus dat samen wérken een belangrijke rol speelt in de Beheerteam- en Uitvoeringsfase.
Maatwerk-assessment
Dit is de reden waarom gekozen is voor een assessment tijdens de aanbestedingsfase. In dit maatwerk-assessment doorliep het beheerteam van de inschrijver samen met het beheerteam van de gemeente een onderhoudscasus van de Maastunnel. Assessoren beoordeelden de samenwerkingsvaardigheden van de teams en de ontwikkelbaarheid daarvan. De inschrijvers kregen tegelijkertijd een beter beeld bij de wensen van de aanbesteder. Daarnaast werden op deze manier de mensen van de uitvoeringsfase al bij de aanbesteding betrokken. Onnodig te zeggen dat aan beide zijden voorafgaand aan het assessment getraind is voor het assessment, wat uiteindelijk heel positief heeft uitgepakt op teamvorming en betrokkenheid.
Beprijzing werkpakketten
Een belangrijk onderdeel van een 2-fasen contract is het go/no go-moment: Het punt waarop de opdrachtgever aangeeft of hij wel of niet met de opdrachtnemer door wil gaan in de Uitvoeringsfase. Het officiële moment is de ondertekening van de uitvoeringsovereenkomst aan het einde van de Beheerteamfase. Hier wordt samen naar toegewerkt. Onderweg blijft de vinger aan de pols om te monitoren of de voorbereiding uitpakken zoals de gemeente dat voor ogen heeft en waar nodig bij te sturen. Een belangrijk onderdeel daarin is het bepalen van de prijs. Tijdens de aanbesteding is geen totaalprijs afgegeven. In plaats daarvan wordt gewerkt met meerdere prijsbeheersingsmechanismen, waaronder het openboekprincipe. De opdrachtnemer laat zien hoe de prijzen tot stand komen en wat het totaalbedrag is in relatie tot de benodigde werkzaamheden. Dit is een stapsgewijs en interactief proces, zodat er geen verrassingen ontstaan aan het eind van de Beheerteamfase. In de Uitvoeringsfase wordt deze exercitie jaarlijks herhaald.
UAV-gc 2020
De Beheerteamfase kun je vergelijken met een mobilisatiefase, met dit verschil dat opdrachtgever en opdrachtnemer daar in gezamenlijkheid naar toe werken. De Beheerteamovereenkomst wordt uitgevoerd op basis van regie met een taakstellend budget en de DNR als onderlegger. De beprijzing van het eerste jaar van de Uitvoeringsfase vindt plaats in de Beheerteamfase. De werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van de UAV-gc 2020. Ondanks dat deze voorwaarden nog niet zijn vastgesteld, passen ze wel het beste bij de onderhoudsovereenkomst voor het Maastunnelcomplex. Dit laat onverlet dat tekstuele aanpassingen nodig waren om van projecten naar beheer te komen. In de Beheerteamfase worden de voorwaarden paritair definitief gemaakt. Aardig om te vermelden is dat in de voorbereidingen gekeken is naar NEC-4. Deze voorwaarden passen nog beter bij een beheerteamcontract, maar zijn vooralsnog alleen in het Engels beschikbaar en dat was één van de redenen om er niet meer door te gaan.
Leergeld
De gunning is inmiddels een feit en de aanbestedingsfase is afgerond. Terugkijkend kunnen we stellen dat we veel hebben geleerd, niet in de laatste plaats als het gaat om de investeringen die nodig waren bij zowel de gemeente als de inschrijvers. Dat betreft deels een hoeveelheid geld die past bij een overeenkomst van 15 + 5 jaar, en deels was er sprake van leergeld dat het best kan worden ingezet om andere soortgelijke aanbestedingen te optimaliseren. Voorlopig zijn de geluiden rondom te Beheerteamovereenkomst positief en aanleiding om de ervaringen verder te verspreiden.
Naar de projectreferentie 2-fasencontract regulier onderhoud Maastunnelcomplex – DON Bureau